Manter o controle eficiente do patrimônio é um desafio constante para empresas de todos os tamanhos. Equipamentos, móveis, máquinas, veículos e demais bens utilizados nas operações precisam estar corretamente registrados, avaliados e localizados. Para garantir esse controle, o inventário físico de ativo imobilizado é uma prática essencial.

Esse processo vai além de uma simples conferência de bens. Ele permite que a empresa alinhe o que está registrado contabilmente com o que existe fisicamente, identificando perdas, baixas não contabilizadas, itens obsoletos ou mal localizados. Além disso, é uma etapa fundamental para auditorias, avaliações patrimoniais, conformidade fiscal e tomada de decisões estratégicas.

O que é inventário físico de ativo imobilizado?

O inventário físico de ativo imobilizado é o levantamento detalhado e sistemático de todos os bens permanentes de uma empresa. O objetivo é identificar, localizar, etiquetar e validar a existência física dos ativos registrados na contabilidade, verificando se eles correspondem à realidade operacional.

Esse processo inclui:

• Coleta de informações in loco
• Comparação com os registros contábeis
• Identificação de bens em uso, inativos ou desaparecidos
• Atualização de dados (número de patrimônio, localização, estado de conservação, etc.)
• Emissão de relatórios com divergências e recomendações

Trata-se de um trabalho técnico, que exige planejamento, metodologia adequada e equipe capacitada para lidar com os diferentes tipos de ativos presentes na organização.

Por que o inventário físico de ativo imobilizado é importante?

A correta gestão do ativo imobilizado impacta diretamente na saúde financeira, na eficiência operacional e na conformidade contábil da empresa. Um inventário físico de ativo imobilizado atualizado traz benefícios práticos e estratégicos:

1. Evita distorções contábeis

Com o tempo, é comum que os registros contábeis apresentem divergências em relação aos bens físicos. Isso pode ocorrer por falhas no lançamento, perdas não registradas, transferências internas sem atualização ou baixa de ativos sem o devido registro. O inventário físico de ativo imobilizado corrige essas distorções.

2. Reduz riscos fiscais e de auditoria

A fiscalização tributária e auditorias independentes exigem que o controle patrimonial esteja em dia. Inconsistências entre registros contábeis e bens físicos podem resultar em questionamentos, autuações ou restrições em laudos e balanços.

3. Apoia a tomada de decisão

Conhecer com precisão os ativos disponíveis — sua localização, condição e valor — permite decisões mais assertivas quanto a investimentos, substituições, manutenções e planejamento de capital.

4. Facilita a gestão e o controle interno

Com o inventário físico, a empresa estabelece rastreabilidade e responsabilidade sobre os bens, melhorando a segurança patrimonial e a governança.

5. Garante conformidade com normas contábeis

Normas como o CPC 27 (Ativo Imobilizado) e o CPC 01 (Redução ao Valor Recuperável) exigem que os ativos estejam corretamente registrados e avaliados. O inventário é uma etapa indispensável para atender esses critérios.

Como é feito o inventário físico de imobilizado?

O processo de inventário físico envolve diversas etapas interdependentes, que devem ser executadas com precisão e metodologia padronizada:

1. Planejamento

Definição do escopo, cronograma, unidades a serem inventariadas, critérios de identificação e recursos necessários. Nessa etapa também é feito o alinhamento com a contabilidade e o setor de patrimônio da empresa.

2. Levantamento físico

A equipe realiza a identificação dos bens nos locais onde estão instalados. Cada item é analisado quanto à sua existência, estado, número de patrimônio e localização.

3. Etiquetagem (se aplicável)

Caso os bens ainda não estejam identificados visualmente, são utilizados etiquetas com código de barras ou QR Code, que facilitam o controle e futuras auditorias internas.

4. Conciliação contábil

Os dados coletados são cruzados com os registros existentes nos sistemas contábeis e patrimoniais. Divergências são apontadas e categorizadas (excesso, falta, erro de localização, etc.).

5. Emissão de relatórios e recomendações

Com base na conciliação, são elaborados relatórios analíticos com as correções necessárias, ajustes contábeis e sugestões de melhorias no controle patrimonial.

O que é necessário para manter um inventário físico de ativo imobilizado eficiente?

Mais do que realizar o inventário físico de ativo imobilizado pontualmente, a empresa precisa institucionalizar boas práticas de controle patrimonial. Isso inclui:

• Implantar um sistema de gestão de ativos integrado com a contabilidade
• Estabelecer políticas de movimentação e baixa de bens
• Realizar inventários periódicos (anual, semestral ou por amostragem)
• Treinar equipes envolvidas na operação e registro de ativos
• Manter documentação e registros físicos e digitais atualizados

A estruturação adequada do inventário permite que ele deixe de ser uma tarefa operacional pontual e passe a ser um instrumento contínuo de gestão estratégica.

Quem deve realizar o inventário físico de ativo imobilizado?

A realização do inventário físico de ativo imobilizado pode ser feita por equipe interna da empresa, porém, para garantir confiabilidade, agilidade e isenção, muitas organizações optam por contratar empresas especializadas.

A Progress Auditores atua com total independência e rigor técnico na condução de inventários físicos de ativos imobilizados, oferecendo:

• Metodologia própria para levantamento, conciliação e etiquetagem
• Equipe treinada e experiente em ambientes industriais, comerciais e corporativos
• Tecnologia de coleta com mobilidade (tablets e leitores de código de barras)
• Relatórios customizados conforme a necessidade do cliente
• Apoio na atualização contábil e no atendimento a auditorias

Com a Progress, a empresa assegura um processo eficiente, padronizado e em conformidade com as exigências legais e contábeis.

Inventariar é proteger e valorizar o patrimônio

O inventário físico de ativo imobilizado é uma etapa indispensável para garantir o controle efetivo dos bens da empresa. Além de corrigir inconsistências, ele promove transparência, fortalece os controles internos e melhora a qualidade das informações contábeis.

Com o suporte técnico da Progress Auditores, sua empresa pode executar esse processo com segurança, eficiência e total conformidade com as normas vigentes. Cuidar do imobilizado é cuidar da saúde patrimonial da sua organização.