A gestão eficiente dos ativos de uma empresa passa, por um controle preciso do inventário físico de estoques e imobilizado. O inventário físico quando feito com metodologia, tecnologia e periodicidade adequada não apenas cumpre exigências legais e contábeis, mas também contribui diretamente para a redução de perdas, melhoria da acuracidade das informações e tomada de decisões mais eficazes.

Este texto busca mostrar o que é o inventário físico de estoques e imobilizado, por que ele é importante, como realizá-lo e quais benefícios proporciona à organização.

O que é o inventário físico?

O inventário físico é o levantamento real, contado e verificado dos bens materiais de uma empresa. No caso dos estoques, isso inclui matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados, materiais de consumo e mercadorias para revenda. Já no ativo imobilizado, abrange os bens tangíveis utilizados nas operações da empresa com vida útil superior a um ano, como máquinas, equipamentos, veículos, móveis e edificações.

Por que realizar o inventário físico?

Existem diversos motivos legais, operacionais e estratégicos para a realização periódica do inventário físico de estoques e imobilizado:

1. Conformidade contábil e fiscal

O inventário é exigido pela legislação brasileira e pelas normas contábeis. No caso do imobilizado, a NBC TG 27 (Normas Brasileiras de Contabilidade) prevê o controle individualizado dos bens. Já o controle de estoques é obrigatório para a correta apuração do custo das mercadorias vendidas (CMV) e dos tributos incidentes, como ICMS e PIS/COFINS.

2. Prevenção de perdas e desvios

A realização de inventários periódicos permite identificar perdas, furtos, obsolescências, avarias e extravios, possibilitando a adoção de medidas corretivas e preventivas. Em empresas com alto volume de estoque ou muitos bens móveis, o risco de perdas não identificadas é significativo.

3. Base para planejamento e decisões

O inventário atualizado permite que gestores tenham informações mais confiáveis para tomar decisões sobre reposição de estoques, alienação de ativos, manutenção de equipamentos, realocação de recursos e planejamento tributário.

4. Valoração correta do patrimônio

Para fins contábeis e de auditoria, é fundamental que os saldos de estoques e do ativo imobilizado estejam corretamente avaliados. Bens inexistentes, duplicados ou sem valor residual ajustado podem distorcer a demonstração do resultado e o balanço patrimonial, prejudicando a imagem da empresa.

Etapas do inventário físico de estoques e imobilizado

A realização de um inventário físico de estoques e imobilizado eficiente precisa planejamento, metodologia e ferramentas adequadas. As etapas principais incluem:

1. Planejamento do inventário

• Definição do escopo: quais locais, setores ou tipos de materiais serão inventariados.
• Escolha da metodologia: inventário rotativo, periódico ou cíclico.
• Designação da equipe responsável: pode envolver funcionários internos ou empresas especializadas.
• Preparação do ambiente: organização dos locais, etiquetas de identificação, bloqueio temporário de movimentações.

2. Contagem física dos itens

A contagem deve ser feita por duplas ou trios de conferentes, com uso de planilhas, coletores de dados ou aplicativos móveis. É essencial anotar informações como:

• Código do item;
• Descrição;
• Unidade de medida;
• Quantidade física;
• Localização.

3. Conciliação com o sistema

Após a contagem, os dados são comparados com os registros contábeis e sistêmicos. Diferenças devem ser analisadas, justificadas e, se necessário, ajustadas nos controles. É aqui que se identificam sobras, faltas e divergências de classificação ou unidade.

4. Ajustes e regularização

O resultado do inventário pode levar à baixa de itens inexistentes, inclusão de itens não registrados e reclassificação de materiais obsoletos. Ajustes contábeis e fiscais devem seguir as normas vigentes e ser devidamente documentados.

Etapas do inventário físico de estoques e imobilizado

Embora o conceito seja semelhante ao dos estoques, o inventário do imobilizado apresenta particularidades importantes:

1. Identificação individual dos bens

Cada bem deve possuir uma etiqueta patrimonial com número de tombamento, geralmente com código de barras ou QR Code. Essa identificação é essencial para a rastreabilidade dos ativos.

2. Verificação física e documental

A equipe de inventário verifica:

• Existência física;
• Estado de conservação;
• Localização real;
• Número patrimonial e informações do sistema;
• Responsável pelo uso (se aplicável).

3. Atualização cadastral

Muitas empresas aproveitam o inventário para corrigir ou atualizar dados cadastrais, como vida útil, centro de custo, situação de uso ou valor residual.

4. Tratamento de divergências

Assim como nos estoques, o inventário do imobilizado pode revelar:

• Bens em desuso ou obsoletos;
• Itens que já foram alienados e ainda constam no sistema;
• Ativos em duplicidade ou sem identificação.

Desafios comuns do inventário físico de estoques e imobilizado

A realização de inventários físicos de estoques e imobilizado, especialmente em empresas com grande volume de ativos ou unidades geograficamente dispersas, enfrenta alguns obstáculos:

• Falta de padronização de dados cadastrais;
• Desorganização física dos estoques ou bens;
• Falta de treinamento da equipe;
• Interferência das operações no processo de contagem;
• Desatualização do sistema de gestão patrimonial.

A superação desses desafios passa pela adoção de boas práticas no inventário físico de estoques e imobilizado, como o uso de coletores de dados, sistemas integrados de ERP, etiquetas com RFID e inventários cíclicos planejados ao longo do ano.

Boas práticas para um inventário físico de estoques e imobilizado bem

• Realize inventários regularmente: ao menos uma vez por ano para o imobilizado e mensalmente ou por amostragem para estoques críticos.
• Automatize o processo: use tecnologia para capturar e comparar dados em tempo real.
• Padronize nomenclaturas e códigos: facilite o cruzamento de informações entre setores.
• Documente tudo: registros de contagem, ajustes e justificativas são essenciais para auditorias.
• Treine sua equipe: a qualidade do inventário depende da capacitação dos envolvidos.

Progress Auditores: empresa especializada em inventário físico de estoques e imobilizado

A Progress Auditores é uma empresa brasileira especializada em auditoria e consultoria, com atuação desde 1999. Registrada na Comissão de Valores Mobiliários (CVM) sob o nº 8907, a empresa possui escritórios em São Paulo e Campinas, oferecendo serviços de alta qualidade e confiabilidade, como inventário físico de estoques e imobilizado. Sua equipe é composta por profissionais experientes, muitos com passagens pelas chamadas Big Four, trazendo uma abordagem inovadora e personalizada para atender empresas de diversos portes. A Progress Auditores destaca-se pelo compromisso com a ética, competência e excelência, proporcionando soluções eficientes e ágeis em auditoria contábil, financeira e interna, além de consultoria tributária e societária. A empresa valoriza o atendimento próximo ao cliente, buscando sempre a melhor relação custo-benefício sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

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